Thuiswerk in het buitenland: Het creëren van een vaste inrichting bij thuiswerk

Sinds de woorden ‘COVID-19’, ‘lockdown’ en ‘social distancing’ vlot over de tongen rollen, is thuiswerk voor velen niet langer een onbekend begrip. Als de pandemie voor iets gezorgd heeft, zal het wel zijn dat Vlamingen meer dan ooit de weg naar het thuiswerken hebben (her)ontdekt, al blijkt dit niet altijd zonder gevolgen te zijn op vlak van het creëren van een vaste inrichting in het ‘thuis’werkland.

Het begrip ‘thuis’ is dan ook veelzijdig in te vullen: effectieve woonplaats/domicilie, alsook een tweede verblijf in warmere oorden, vaste woonplaats van familieleden, etc. Zonder er bij stil te staan (door zowel werknemer als werkgever), heeft dit multidisciplinair begrip van ‘thuiswerken’ ertoe geleid dat dit niet alleen fiscale gevolgen kan behelzen, maar ook specifieke gevolgen inzake sociale zekerheid.

Wat is een vaste inrichting?

Allereerst bestaat het erin om even toe te lichten dat een (fiscale) vaste inrichting kan beschouwd worden als een onzelfstandig onderdeel van een onderneming waarbij activiteiten in een ander land worden uitgevoerd. Een vaste inrichting wordt bijgevolg gecreëerd indien er bepaalde bedrijfsactiviteiten worden uitgevoerd in een land waar de werkgever (nog) niet gevestigd is.

Een concreet voorbeeld hierbij kan zijn dat een Belgische onderneming een vaste inrichting creëert doordat ze een nieuwe showroom opent in Nederland zonder een afzonderlijke juridische onderneming op te starten.

Materiële en personele vaste inrichting

Vervolgens is het belangrijk op te merken dat meerdere vormen van een vaste inrichting bestaan, waarbij we kunnen spreken over (i) een personele vaste inrichting, alsook een (ii) materiële vaste inrichting. Het eenvoudigste in dit opzicht is de materiële vaste inrichting, waarbij het woord het zelf uitdrukt; er ontstaat een fysieke locatie waarbij een onderneming actief bedrijfsactiviteiten uitvoert in het buitenland (bv. een showroom, bureau, opslagruimte, etc.). Een tweede mogelijke vorm is de personele vaste inrichting waarbij het draait om een persoon die wordt tewerkgesteld door een onderneming en die bedrijfsactiviteiten uitvoert in het kader van zijn/haar functie in die onderneming. Het gevaar in deze laatst vermelde bestaat er al snel in dat een vaste inrichting onbewust wordt gecreëerd door bijvoorbeeld thuiswerk.

Hierbij moet worden opgemerkt dat niet alle bedrijfsactiviteiten automatisch tot een vaste inrichting zullen leiden. De meeste activiteiten die men ook zou uitvoeren op de werkvloer en die behoren tot het ‘normale’ takenpakket, kunnen snel leiden tot een vaste inrichting (bijv. ondertekenen van contracten (procurement functies), sales, etc.), al kunnen ondersteunende, voorbereidende of administratieve werkzaamheden wel sneller worden uitgesloten.

Daar elk land eigen bepalingen heeft voorzien ter bepaling van een (fiscale) vaste inrichting dient het dubbelbelastingverdrag tussen de betrokken landen te worden onderzocht teneinde te kunnen bepalen of er enigszins sprake is van een vaste inrichting.

Wat zijn de risico’s?

Het gevaar schuilt erin dat een Belgische onderneming – vanwege de creatie van een vaste inrichting in een ander land – mogelijks in het andere land als fiscaal niet-rijksinwoner dient beschouwd te worden. Indien de lokale autoriteiten op deze activiteiten botsen, kunnen ze er echter voor kiezen om de nettowinst van de onderneming te belasten in dat andere land terwijl deze ook reeds werd opgenomen in de Belgische vennootschapsbelasting. In dit geval is er sprake van een dubbele belasting van de nettowinst in zowel België als in het land van de vaste inrichting.

‘Thuiswerken’ = automatisch personele vaste inrichting?

Op het eerste zicht lijkt ‘thuiswerken’ misschien niet veel risico in te houden, maar zoals hierboven wordt toegelicht, dient hierbij toch een grote kanttekening gemaakt te worden voor personen die in een ander land wonen dan waar hun werkgever gevestigd is. De fysieke aanwezigheid in het andere land dan de staat van tewerkstelling en het systematisch uitvoeren van bedrijfsactiviteiten vanuit een ‘thuiskantoor’ (lees : tweede verblijf, consistent verblijf van familieleden, etc.) kan volgens het Belgische begrip als vaste personele inrichting worden aanzien.

Sinds de meest recente OESO-richtlijnen kan een werknemer die op regelmatige basis van ‘thuis’ uit werkt, aanleiding geven tot een vaste inrichting. Hierbij is het belangrijk op te merken dat het zelfs niet noodzakelijk is dat de werkgever geen vrije toegang nodig heeft tot het thuiskantoor, om als een materiële vaste inrichting beschouwd te worden. Op basis van deze interpretatie zijn in de praktijk sinds de COVID-19 pandemie veel vaste inrichtingen ontstaan zonder weet van noch de werkgever, noch de werknemer.

Voorbeeld: een Belgische fiscale rijksinwoner die ca. 1 week per maand vanuit zijn tweede verblijf in Italië telewerkt ten behoeve van de Belgische werkgever, kan mogelijks een personele vaste inrichting creëren afhankelijk van de specifieke functie/activiteiten die de werknemer verricht in het land van tweede verblijf.

Sociale zekerheid

In het kader van telewerk waarbij de werkgever op de hoogte is, worden veelal A1-certificaten verleend voor zover de verplaatsingen een tijdelijk karakter hebben. In principe is het in de meeste Europese landen aan te raden om vanaf dag 1 een A1-certificaat op te stellen.

Houd er verder rekening mee dat in sommige Europese landen (bv. Spanje) een soortgelijke LIMOSA-aangifte bestaat als in België. Bij internationaal telewerken is echter gebleken dat er geen verplichting bestaat om deze specifieke verklaring aan te vragen aangezien het gaat om een vrijwillige fysieke overplaatsing van de werknemer (telewerken), ook al gaat de werkgever akkoord met deze situatie van ‘thuiswerk in het buitenland’.

Slot

Bovenstaande toelichting duidt aan dat sinds de COVID-19 pandemie onbewust veel vaste inrichtingen zijn ontstaan waarvan de werkgever niet op de hoogte is. Hierbij moet zeker worden opgemerkt dat niet alle bedrijfsactiviteiten in het buitenland automatisch tot een vaste inrichting zullen leiden, maar er dient wel bijkomende aandacht geschonken te worden zodra men op basis van een zekere regelmaat van ‘thuis’ uit werkt. Elke situatie dient individueel geanalyseerd te worden teneinde een correcte analyse te maken.

Meer info: ey.com