Digitalisering van de burgerlijke stand
De woorden administratie en officiële akten roepen soms het beeld op van met mooie, zorgvuldig met de hand geschreven teksten voorzien van stempels, handtekeningen en zegels allerhande. Dit is inderdaad lang de praktijk geweest. Inmiddels maken onze consulaire posten de akten al lang op met de computer en drukken ze af, maar nu schakelen ze een versnelling hoger: op 31 maart 2019 begint het tijdperk van de digitale akten.
De burgerlijke stand heeft geen gelijke tred gehouden met de modernisering en de digitalisering van de laatste decennia. Het is veelzeggend dat in de laatste 200 jaar slechts enkele beperkte initiatieven werden genomen om de akten van de burgerlijke stand te moderniseren. De algehele digitalisering van de burgerlijk stand in onze consulaire posten en in de gemeenten in België betekent een grote stap vooruit naar een moderner beheer van de akten en dus een burgervriendelijke dienstverlening.
Deze modernisering werd gelanceerd door de Dienst Administratieve Vereenvoudiging en ondersteunt door de Openbare Overheidsdiensten Justitie, Binnenlandse Zaken, Buitenlandse Zaken, de gemeenten alsook de rechterlijke instanties.
Een enkele database van uniforme akten, in België en in het buitenland
Tot op heden houden de gemeenten en de beroepsconsulaten de burgerlijke staat van Belgische burgers bij op papier in registers. In het archief van elke gemeente en elke post worden dus duizenden documenten bewaard. Wanneer een burger om een afschrift of een uittreksel van een akte verzoekt, moet die akte dus met de hand in een soms stoffig archief worden opgezocht.
Vanaf 31 maart 2019 zal geen enkele bladzijde meer worden toegevoegd aan de archieven met akten, omdat de akten van burgerlijke stand en de nationaliteitsverklaringen voortaan allemaal worden opgesteld en opgeslagen in een centrale Databank Akten Burgerlijke Stand (DABS). Wat meer is: alle bestaande papieren Belgische akten waar ook ter wereld worden geleidelijk gescand en in de DABS opgenomen (waarbij voor de geboorteakten 100 jaar wordt teruggegaan).
De toegang tot de DABS, die aan het Rijksregister gekoppeld is, zal even goed beveiligd en strikt voorbehouden zijn aan wie die voor de uitoefening van zijn functie nodig heeft. Uw persoonsgegevens worden zorgvuldig behandeld!
Een burgervriendelijke aanpak
De digitalisering zal enkel invloed hebben op de vorm en de praktische ondertekening van de akte, maar niet op de onderliggende procedures. De burger zal dus nog steeds aanwezig moeten zijn op het ogenblik dat een akte die hem betreft wordt opgemaakt. Evenmin verandert er iets aan de opdracht en de verantwoordelijkheid van de ambtenaar van de burgerlijke stand. Deze zal nog steeds de rechtszekerheid inzake de burgerlijke staat van een persoon waarborgen en dus rechtsfeiten vaststellen, akten opmaken en het bewijs van elke wijziging van de burgerlijke staat van een persoon zorgvuldig bewaren.
U zal het verschil pas merken wanneer u een afschrift of een uittreksel nodig hebt van een akte van de burgerlijke stand of van een nationaliteitsverklaring die werd opgesteld door een consulaat of een Belgische gemeente. In dat geval hoeft u niet langer zelf contact op te nemen met de post of de gemeente die de oorspronkelijke akte opmaakte, maar kunt u terecht bij de post of gemeente waar u bent ingeschreven.
En wat met een buitenlandse akte?
Wanneer u in het buitenland woont, wordt uw "administratief leven" bepaald door de regels van het land waar u woont. De lokale overheden zullen dus de akten opmaken die u betreffen (huwelijk, geboorte van uw kinderen, ….). Deze akten kunnen in België worden erkend indien ze aan bepaalde voorwaarden voldoen (zo moeten ze opgemaakt zijn door een bevoegde autoriteit en voldoen aan de plaatselijke vormvereisten). In dit geval kunt u – als Belg - vragen om de akte te laten overschrijven in een Belgische gemeente (nieuw art. 68 van Burgerlijke Wetboek). Dit is niet verplicht, maar wordt ten zeerste aangeraden, omdat het voor u dan veel makkelijker is om een afschrift of een uittreksel te verkrijgen indien nodig. De overschrijving is niet mogelijk bij een consulaire post in het buitenland.
Nieuw is dat vanaf 31 maart de ambtenaar van de burgerlijke stand een buitenlandse akte moet opnemen in de DABS, wanneer deze akte vereist is bij de opmaak van een andere Belgische akte van de burgerlijke stand of nationaliteitsverklaring (bv. de buitenlandse geboorteakte in het kader van een akte van toekenning van de Belgische nationaliteit). Hier zal dus zowel de Belgische ambtenaar van de burgerlijke stand als de consulaire ambtenaar van de burgerlijke stand optreden.
Tot slot de belangrijkste punten op een rijtje: meld elke wijziging inzake de burgerlijke staat (huwelijk, geboorte van een kind, ….) aan uw post. Deze post zal u dan ook laten weten of u een buitenlandse akte kan laten overschrijven in een Belgische gemeente of een nieuwe Belgische akte dient te worden opgemaakt aan de hand van de buitenlandse akte.
Art. 68. Burgerlijk Wetboek – geldig vanaf 31 maart 2019
"Iedere Belg, of zijn wettelijke vertegenwoordiger, kan verzoeken dat een in een vreemd land opgemaakte akte van de burgerlijke stand die op hem betrekking heeft, wordt overgeschreven in de registers van de burgerlijke stand van de gemeente van zijn woonplaats of van zijn eerste vestiging bij de terugkeer op het grondgebied van het Rijk. Van deze overschrijving wordt melding gemaakt op de kant van de lopende registers, volgens de dagtekening van het feit waarop de akte betrekking heeft.
Bij gebreke van een woonplaats of verblijfplaats in België, kan de overschrijving van een in het eerste lid bedoelde akte gebeuren in de registers van de burgerlijke stand van de gemeente van de laatste woonplaats in België van betrokkene of van een van zijn ascendenten, of van de gemeente van zijn geboorteplaats, of bij gebreke hiervan, in de registers van de burgerlijke stand van Brussel.”
